Rydyn ni’n cydnabod ar adegau ein bod ni’n cael pethau’n anghywir, yn gwneud camgymeriadau neu efallai ddim yn cyrraedd y safon uchel sy’n ddisgwyliedig ohonom. Pan bod hyn yn digwydd, fe wnewn ni geisio newid pethau mor gyflym ag y medrwn. Rydyn ni’n edrych ar gwynion fel cyfloedd i wella sut rydyn ni’n gweithio.
Medrwch wneud cwyn os ydych chi’n anhapus gyda’n gwasanaeth neu gyda’r ffordd yr ydych wedi cael eich trin gan aelod o staff.
Gall hyn fod oherwydd:
- Eich bod chi’n teimlo bod staff wedi bod yn anghwrtais neu’n anghymwynasgar;
- Rydych chi’n credu bod y wybodaeth rydych chi wedi derbyn yn gamarweiniol neu’n anghywir; neu
- Rydych chi’n credu nad yw staff wedi dilyn polisiau, rheolau neu weithdrefn yn gywir.
Beth sydd ddim yn gwyn?
Dyma rhai o’r pethau fydd ddim yn cael eu delio fel cwynion.
Mae’r rhain yn cynnwys ond nid yn gyfyngedig i:
- Anghytuno gydag opiniwn y Comisiynydd ar fater cyhoeddus;
- Anghytuno gyda’r materion y bydd y Comisiynydd yn ffocysu arnynt fel rhan o’i gwaith.
Rydyn ni’n croesawi gohebiaeth ar y materion yma ond mae’n bwysig eich bod chi’n deal na fydd rhain yn cael eu trin fel cwynion.
Sut i wneud cwyn
Dylech drafod eich cwyn yn uniongyrchol gyda’r aelod o staff sydd wedi delio gyda chi.
Drwy wneud hyn, mae yna gyfle iddo gael ei ddatrys yn gyflym.
Medrwch wneud cwyn drwy:
- siarad gydag aelod o staff dros y ffôn;
- danfon ebost neu lythyr;
- danfon neges breifat ar dudalen cyfryngau cymdeithasol y Comisiynydd.
Fel arfer fe fydd e am fater sydd wedi digwydd yn ddiweddar iawn ond rydyn ni’n deall, ar adegau, y bydd oedi dilys mewn codi cwyn. Medrwch chi wirio gyda ni os ydych am godi cwyn am fater sydd wedi digwydd yn y gorffennol a medrwn ni roi cyngor i chi.
Fel arfer, yr aelod o staff sydd wedi bod ynghlwm gyda’r mater fydd yn ceisio datrys y gwyn gyda chi.
Medrwch chi ofyn i aelod arall o staff ddelio gyda’ch cwyn os fyddai well gyda chi hynny.
Fe fydd angen i ni gasglu gwybodaeth ynghyd i’n helpu ni ddatrys y gwyn, ac rydyn ni’n anelu at wneud hyn o fewn 10 diwrnod gwaith.
Fe fyddwn ni’n eich diweddaru o’r cynnydd.
Mae cwynion sy’n cael eu datrys yn uniongyrchol gydag aelod o staff yn faterion digymhleth fel arfer ac yn rhai sy’n medru cael eu datrys yn gyflym.
Os na fydd yr aelod o staff yn medru helpu, fe fyddan nhw’n egluro pan. Mae yna hawl gyda chi wedyn i ofyn i’ch cwyn gael ei ysytyried ymhellach.
Cysylltu gyda ni
Drwy ffonio: 01792 765600
Ebostio: post@complantcymru.org.uk
Cyfryngau cymdeithasol: Twitter / Facebook
Drwy ddanfon llythyr:
Comisiynydd Plant Cymru
Tŷ Llewellyn
Parc Busnes Glan Yr Harbwr
Heol Yr Harbwr
Port Talbot
SA13 1SB
Mynd a’ch cwyn ymhellach
Gall eich cwyn gael ei gymryd ymhellach a’i ymchwilio’n llawn os:
- ydych dal yn anhapus ar ôl i ni geisio datrys y gwyn;
- rydyn ni’n teimlo bod y mater yn un rhy gymhleth neu difrifol i’w datrys heb ymchwiliad; neu
- os ydych chi’n gofyn yn benodol am ymchwiliad.
I fynd a’ch cwyn ymhellach fe fydd angen i ni ddeall pam eich bod chi dal yn anhapus, beth yn eich tyb chi sydd wedi mynd o’i le a beth ydych chi’n credu fyddai’n gwneud pethau’n iawn.
I rannu’r wybodaeth yma gyda ni medrwch chi lanw’n ffurflen gwynion, neu os nad ydych chi’n teimlo eich bod chi methu cwblhau’r ffurflen, medrwn ni eich cefnogi drwy siarad gyda chi a gwneud nodyn llawn o’r sgwrs.
Fe fyddwn ni’n:
- rhoi gwybod i chi ein bod ni wedi derbyn eich cwyn, o fewn 5 diwrnod gwaith;
- penodi aelod o staff i edrych fewn i’ch cwyn. Fel arfer, rheolwr oedd ddim ynghlwm gyda’r mater gwreiddiol fydd yr aelod o staff yma;
- edrych yn drwydl a theg ar eich cwyn;
- ymateb o fewn 20 diwrnod gwaith.
Os ydych chi dal yn anhapus
Os ydych chi’n anhapus gyda’n ymateb, fe allwch chi ofyn i gadeirydd panel ymgynhori’r Comisiynydd edrych ar sut wnaethon ni ddelio gyda’ch cwyn.
Fe fyddan nhw’n edrych ar sut wnaethon ni ymdrin â’ch cwyn a gweld os ydyn ni wedi gwneud yr hyn rydyn ni’n addo gwneud gyda chwynion.
Fe fyddan nhw’n:
- cysylltu gyda chi i gadarnhau ei bod nhw wedi derbyn eich cais, o fewn 5 diwrnod gwaith;
- rhoi gwybod i chi pa dystiolaeth fyddan nhw’n defnyddio i edrych fewn i’r cwyn a’n hymateb;
- ysgrifennu at y Comisiynydd a chi o fewn 20 diwrnod gwaith gyda chopi o’r adroddiad fydd yn amlinellu eu darganfyddiadau.
Efallai y bydd yr ymateb yn tynnu sylw at bethau y dylsem fod wedi gwneud yn wahanol.
Mae’n rhaid i’r Comisiynydd wedyn ymateb o fewn 20 diwrnod gwaith i’r adroddiad yma, gan ymateb i bob pwynt a godwyd.
Yn yr ymateb fe fyddwn ni yn:
- ymddiheurio’n ffurfiol os yn briodol;
- rhannu gyda chi unrhyw newidiadau y byddwn ni’n gwneud yn sgil eich cwyn a sut wnaethon ni drin eich cwyn
Dyma’r cam olaf yn ein proses cwynion.